不動産売却の必要書類は？用意する時期も解説

不動産を売却するとき、どのタイミングでどの必要書類を揃えれば良いのか迷っていませんか。
必要書類は、契約締結前・契約締結時・決済時で異なるため、準備が遅れると査定や契約、引渡しがスムーズに進まない場合があります。
本記事では、不動産売却で必要となる書類を3つのタイミングに分けて、役割や取得先、注意点について解説します。
事前に適切な準備を整えることでトラブルを防ぎ、安心・安全な不動産売却を成功させたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

不動産売却前の準備

不動産売却における必要書類には、主に物件情報や権利関係を示すものがあります。
まずは、売却前に揃えておくべき書類について、順番に解説していきます。

図面類の役割と取得先

間取り図は、部屋の広さや動線、窓の位置を示し、買主が暮らしを具体的に想像するための資料です。
手元にない場合は、当時の仲介会社や施工会社、マンションであれば管理会社に控えが残っていないか確認しましょう。
一方で、地積測量図は土地の面積や形状、隣地との境界を示す公的な図面で、管轄の法務局で取得できます。
郵送やオンライン請求にも対応しているため、売却を考え始めた段階で早めに手配しておくと良いでしょう。
また、図面がない土地では、土地家屋調査士に測量を依頼し、隣地所有者との境界確認書を整える流れになります。
販売前に図面類を揃えておくと、広告の内容を確認しやすく、内見時の質問にも落ち着いて対応できます。

法令関連書類の確認

建築確認済証は、建築前の計画が建築基準法に適合していることを示す書類です。
一方で、検査済証は完成後の検査で計画どおりに建てられたことを証明し、買主へ建物の状態を説明する際にも役立ちます。
これらの書類は、紛失しても原則再発行できないため、売却前に保管状況を確認しておきましょう。
手元にない場合は、市区町村の建築指導担当で、台帳記載事項証明書などの代替資料を取得できる場合があります。
また、完了検査の記録が見当たらない場合は、建築士に調査報告書の作成を依頼する方法もあります。
さらに、法令関連の書類に不安がある場合は、不動産会社や担当窓口へ早めに相談しておくと良いでしょう。

権利関係書類と紛失時

過去の売買契約書は、購入価格や特約の内容を確認できるため、査定の精度を高める資料になります。
重要事項説明書もあわせて揃えておくと、不動産の履歴を整理しやすく、買主への説明にも役立ちます。
とくに、購入価格がわかる資料は、売却益にかかる譲渡所得税を計算する際にも必要です。
紛失している場合は、通帳の振込履歴や住宅ローン契約書などを集め、購入時の状況を確認できるようにしましょう。
当時のパンフレットや資料が残っていれば、物件情報を補うものとして保管しておくことが大切です。
さらに、査定前に資料の有無を不動産会社へ共有しておけば、不足書類の確認や売却準備を進めやすくなります。

契約締結時の本人確認と権利関係の書類

前章では、不動産の売却前の準備について述べましたが、いざ契約となると別の書類も必要になります。
ここでは、売買契約締結時に求められる書類について、解説していきます。

権利証の提示と注意点

登記済権利証、または登記識別情報通知は、売主が所有者であることを確認するための重要な書類です。
登記識別情報通知は、12桁の英数字で権利を確認するもので、従来の権利証と同じ役割を持っています。
契約時には原本の確認や写しの提出を通じて、所有権移転に向けた権利関係を整理します。
また、決済時にも必要になるため、契約前から保管場所や状態を確認し、持参物にくわえておきましょう。
紛失しても所有権自体は失われませんが、再発行はできないため、事前通知制度や司法書士による本人確認情報の作成で対応します。
ただし、手続きには時間がかかる場合もあるため、見当たらない場合は不動産会社や司法書士へ早めに相談しましょう。

建築確認済証の再提示

建築確認済証や検査済証は、契約時に買主へ再提示すると、建物の適法性や状態を共有しやすくなります。
説明する際は、役所の確認を受けた資料であることを、専門用語を避けながら伝えると良いでしょう。
ただし、古い建物や増改築の履歴がある物件では、建築当時の内容と現在の基準に差が出ている場合があります。
そのため、工事の時期や内容がわかる資料もあわせて示し、どの部分が確認済みなのかを整理しておくことが大切です。
建築時は適法でも、現在の基準とは異なる部分がある物件は、「既存不適格物件」と呼ばれます。
該当する場合も経緯を丁寧に説明しておくと、買主が内容を把握しやすくなります。

本人確認書類と期限

本人確認書類は、なりすましや不正な取引を防ぐため、契約時に原本を提示するのが基本です。
主に、運転免許証やマイナンバーカード、在留カードなどが利用できます。
契約前には、有効期限や住所、氏名が契約書や登記簿の内容と一致しているか確認しておきましょう。
とくに、2020年2月4日以降に発行されたパスポートは住所欄がないため、住民票の写しを添えると手続きが進めやすくなります。
住所変更や婚姻による氏名変更がある場合も、住民票や戸籍関係書類を準備しておくことが大切です。
なお、マイナンバーカードを使う場合は、個人番号が記載された裏面をコピーしないよう注意しましょう。

決済・引渡し日に必要な税金と登記関連の書類

ここまで契約時の書類を解説しましたが、最終的な引渡しに必要な書類もおさえておきましょう。
最後に、決済や引渡し日に求められる書類について、丁寧に解説していきます。

評価証明書の取得手順

固定資産評価証明書は、土地や建物の固定資産税評価額を、市区町村が証明する書類です。
所有権移転登記にかかる登録免許税は、評価額をもとに計算されるため、決済時に必要になります。
また、固定資産税や都市計画税の日割り精算にも使うため、最新年度のものを用意しておきましょう。
取得する際は、市区町村役場の窓口や都税事務所で、本人確認書類や手数料を持参して申請します。
代理人が申請する場合は、委任状が必要になるため、事前に準備しておくと手続きがスムーズになります。
なお、郵送請求に対応している自治体もあるため、決済日の1週間から10日前を目安に手配を始めると良いでしょう。

登記書類の作成の流れ

登記書類は、所有権移転登記や抵当権抹消登記を進めるために、決済当日に確認する書類一式です。
売却代金で住宅ローンを完済する場合は、金融機関から担保を外すための書類を受け取り、司法書士へ引き継ぎます。
あわせて、所有権が移る理由を示す登記原因証明情報や、登記申請を任せるための委任状も準備します。
実務では、司法書士が書類案を作成するため、売主は物件情報や氏名に誤りがないか確認しましょう。
また、署名や実印での押印も必要になるため、印影が欠けたりにじんだりしないよう、丁寧に進めることが大切です。

引渡し前の補助書類

引渡し直前には、登記書類だけでなく、買主へ引き継ぐ補助書類もそろえておきましょう。
代表的なものには、公共料金の精算書や領収書、管理費などの清算書があります。
これらは引渡し日を基準に、売主と買主の負担を明確にするために必要です。
また、口座振替を利用している場合は、最終引き落とし日を確認し、支払い方法も事前に整理しておくようにしましょう。
マンションでは、管理会社に未納の有無を確認し、必要な資料を準備しておくと買主へ説明しやすくなります。
さらに、設備の取扱説明書や保証書は一覧表を付けて渡すと、引渡し後も買主が確認しやすくなります。

まとめ

不動産の売却前には、間取り図や地積測量図、建築確認済証、過去の売買契約書を揃えると、査定や広告活動が進めやすくなります。
売買契約時には、権利証や登記識別情報通知、運転免許証などの本人確認書類が必要で、マイナンバーカードの裏面は扱いに注意しましょう。
決済や引渡しでは、固定資産評価証明書や登記書類、設備の取扱説明書なども整理しておくと、買主への引き継ぎが円滑に進みます。